Pomiń polecenia Wstążki
Przeskocz do głównej zawartości
Nawiguj w górę
Logowanie
Powrót Drukuj     
Szczegóły zamówienia
Nazwa jednostki: Centralny Zarząd Służby Więziennej
Kategoria: usługi
Dotyczy: Zamówienie na usługę społeczną w trybie art 138o - świadczenie usług pocztowych UWAGA!!! Wpłynęły pytania! UWAGA Nowe Pytanie!!!! UWAGA!!! Kolejne pytania
Data składania ofert: 2017-11-02 13:00:00
CPV: 64.11.00.00-0
Wytwarzajacy: Danuta Ryfa
Data Utworzenia: 2017-10-05 10:00:00
Przedmiot zamówienia

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE

Na realizację zamówienia publicznego:

Realizacja pieniężnych przekazów pocztowych.
CPV: 64.11.00.00-0
 
I. Dokładna, pełna nazwa zamawiającego:
Biuro Emerytalne Służby Więziennej przy Centralnym Zarządzie Służby Więziennej z siedzibą w Warszawie przy ul. Rakowieckiej 37 A, 02-521 Warszawa zwany dalej Zamawiającym.
 
II. Podstawa prawna udzielenia zamówienia
1. Zamówienie publiczne udzielenie zostanie na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579).

 2. Rodzaj zamówienia: usługa.

 III. Opis przedmiotu zamówienia. Ogólne postanowienia, które będą wprowadzane do umowy.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi społeczne, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro i jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro, wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE: Świadczenie usług pocztowych.
2. Przedmiotem zamówienia jest:

2.1. Usługa polegająca na doręczeniu w formie gotówkowej świadczeń pieniężnychz zaopatrzenia emerytalnego (emerytur i rent wraz z dodatkami, zasiłków pogrzebowych) nadawanych przez Zamawiającego do rąk osoby uprawnionej pod wskazany adres.

2.2. Doręczanie świadczeń może być realizowane za pośrednictwem poczty, innych osób prawnych upoważnionych do prowadzenia działalności w zakresie doręczenia świadczeń.

2.3. Prognozowana przez Zamawiającego liczba przekazów, doręczanych przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia, wynosi 149 730 sztuk. Szacunkowe obliczenie zostało sporządzone na potrzeby porównania złożonych ofert i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego wobec Wykonawcy.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, zostały opisane w projekcie umowy, która stanowi załącznik nr 3 do ogłoszenia o zamówieniu.
IV. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie należy dołączyć do oferty w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.
1. Oświadczenie wykonawcy, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również należycie wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, usługi polegającej na doręczaniu środków pieniężnych o łącznej miesięcznej wartości przekazów nie mniejszej niż 10.000.000,00 złotych (słownie: dziesięć milionów złotych) oraz łącznej miesięcznej liczby przekazów nie mniejszej niż 5 000 sztuk (słownie: pięć tysięcy sztuk).
Zamawiający uzna usługę wykonywaną, jeżeli Wykonawca dołączy do oświadczenia potwierdzenie w postaci np. referencji, iż usługa była należycie realizowana przez okres minimum 12 miesięcy w sposób ciągły.
Oświadczenie należy przygotować według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do oferty.
2. Dokumenty zaświadczające, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej w zakresie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym polegających na realizacji przekazów pocztowych, objętych obowiązkiem wpisu do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z  2017 r., poz. 1481 z późn. zm.), prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
V. Kryteria oceny ofert:
Wartość realizacji jednego przekazu pocztowego -100 %
VI. Termin i miejsce realizacji zamówienia:
1. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia w terminie 3 lat (począwszy od dnia 4 stycznia 2018 r.).
2.  Miejsce realizacji zamówienia:
Biuro Emerytalne Służby Więziennej przy Centralnym Zarządzie Służby Więziennej z siedzibą w Warszawie przy ul. Rakowieckiej 37 A, 02-521 Warszawa.
VII. Termin składania ofert.

Ofertę w postaci wypełnionego formularza cenowego (załącznik nr 1), wraz z wymaganymi dokumentami, należy przesłać drogą e-mailową na adres: be@sw.gov.pl, w terminie do dnia 02.11.2017 roku, do godziny 13:00.

VIII. Komórka merytoryczna
Biuro Emerytalne Służby Więziennej.
 
UWAGA!!! WPŁYNĘŁY PYTANIA!!!
 
Informuję uprzejmie, że w toku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wpłynęły pytania, na które udziela się następujących odpowiedzi.
Pytanie 1:
Wykonawca nie odnajduje w załączonej dokumentacji Ogłoszenia o zamówieniu oraz załącznikach
informacji odnośnie archiwizacji dokumentacji. Wykonawca zawraca się z prośbą o udzielenie informacji
jakie są oczekiwania Zamawiającego w zakresie:
- czasu archiwizowania dokumentów,
- postępowania Wykonawcy z dokumentacją, po okresie archiwizacji.
Wykonawca prosi o wyjaśnienie, czy ma zastosować ogólną zasadę, iż jeśli jest to przekaz pocztowy
wypłacany w formie elektronicznej to Wykonawca stosuje ogólną zasadę, tj. dokumentacja jest
przetrzymywana przez okres 5 lat, następnie niszczona zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt.
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia , że do archiwizacji dokumentacji należy zastosować zasadę  ogólną.
Pytanie 2:
Zamawiający w Załączniku nr 3 do oferty tj. projekcie umowy w § 4 pkt 4 zamieścił następujący zapis:
„4. COF zobowiązane jest do archiwizowania danych dotyczących przekazów pocztowych przez okres
1 roku, licząc od dnia ich otrzymania od Wykonawcy oraz udostępnienia kopii archiwalnej na każde jego
żądanie.” Wykonawca zwraca uwagę, że wyraz "Wykonawcy" należy zastąpić zwrotem "Działu Biura
Emerytalnego" lub „Zamawiającego”.
Odpowiedź:
Zamawiający dokonuje zmiany w Załączniku nr 3 do oferty tj. projekcie umowy w § 4 pkt 4 w następujący sposób 
 „4. COF zobowiązane jest do archiwizowania danych dotyczących przekazów pocztowych przez okres 1 roku,
licząc od dnia ich otrzymania od Zamawiającego oraz udostępnienia kopii archiwalnej na każde jego żądanie.”

Pytanie 3:
Zamawiający w Załączniku nr 3 do oferty tj. projekcie umowy w § 5 zamieścił następujący zapis:
„W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających przesłanie przekazu pocztowego drogą
elektroniczną, Wykonawca dostarczy przekaz pocztowy na płycie CD-R do COF, nie później niż na 3 dni
przed dniem D.” Wykonawca zwraca uwagę, że wyraz "Wykonawcy" należy zastąpić zwrotem "Działu
Biura Emerytalnego" lub „Zamawiającego”.
Odpowiedź:
Zamawiający dokonuje zmiany w Załączniku nr 3 do oferty tj. projekcie umowy w § 5  w następujący sposób
„W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających przesłanie przekazu pocztowego drogą elektroniczną,
Zamawiający dostarczy przekaz pocztowy na płycie CD-R do COF, nie później niż na 3 dni przed dniem D.”
Pytanie 4:
 Zamawiający w Załączniku nr 3 do oferty tj. projekcie umowy w komparycji umowy po reprezentacji
Wykonawcy zamieścił następujący zapis: „…w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zawarto umowę następującej treści.”
Wykonawca prosi o zmianę zapisu, ponieważ zgodnie z treścią Rozdziału II „Ogłoszenia o zamówieniu na
usługi społeczne”, opublikowanego przez Zamawiającego na stronie w dniu 05.10.2017r., zamówienie
publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień
publicznych (Dz, U. z 2017r. poz. 1579).
Odpowiedź:
Zamawiający dokonuje zmiany w Załączniku nr 3 do oferty tj. projekcie umowy w następujący sposób.
W  komparycji umowy po prezentacji Wykonawcy - Zamawiający umieszcza następujący zapis
"... w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie
art.138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017r. poz.1579)"

UWAGA!!! WPŁYNĘŁO KOLEJNE PYTANIE!!!
Informuję uprzejmie, że w toku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wpłynęło kolejne pytanie, dotyczące przedmiotu postępowania,na które udziela się następujących odpowiedzi.
 Pytanie :
Zwracam się z uprzejmą prośbą o informacje na temat średniej wartości przekazów pocztowych. Przy przetargu z 2015 roku uwzględnili Państwo informacje, że średnia wartość wyniesie ok. 2,2 tys. zł.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że średnia wartość przekazu za trzy kwartały bieżącego roku wynosi 2.225, 20 zł.
UWAGA WPŁYNĘŁY KOLEJNE PYTANIA!!!!
W związku z ogłoszeniem o zamówieniu na usługi społeczne na „Świadczenie usług pocztowych” na rzecz Biura Emerytalnego Służby Więziennej przy Centralnym Zarządzie Służby Więziennej, wpłynęły pytania od Wykonawcy, na które udzielamy następujących odpowiedzi”
 Pytanie 1:
Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zapisów, dotyczących możliwości dokonywania wypłat z wykorzystaniem tabletów?
Proponowany zapis do §14: „Zmiany Umowy mogą także nastąpić w przypadkach, gdy zmiany nie mają charakteru istotnego, a także w przypadku zmiany sposobu kwitowania przez świadczeniobiorcę doręczeń oraz zmiany wzoru blankietu przekazu”.
Odpowiedź:  Zamawiający dopuszcza  wprowadzenie zapisów, dotyczących możliwości dokonywania wypłat z wykorzystaniem tabletów i dodaje ust.5  do §14: „Zmiany Umowy mogą także nastąpić w przypadkach, gdy zmiany nie mają charakteru istotnego, a także w przypadku zmiany sposobu kwitowania przez świadczeniobiorcę doręczeń oraz zmiany wzoru blankietu przekazu”.
Pytanie 2:
Zamawiający w §6 ust. 2 umieścił następujący zapis: „Przelew, o którym mowa w ust. 1, dokonywany jest w systemie ELIXIR (Bank prowadzący: BPSA Komórka Obsługi Masowych Płatności.) lub SORBNET (Bank prowadzący: BPSA Komórka Obsługi Masowych Płatności) na co najmniej cztery dni przed
dniem D”.
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu na następujący: „Przelew, o którym mowa w ust. 1, dokonywany jest w systemie ELIXIR (Bank prowadzący: BPSA Komórka Obsługi Masowych Płatności.) lub SORBNET (Bank prowadzący: BPSA Komórka Obsługi Masowych Płatności) nie później niż w D-4”.
Odpowiedź:  Zamawiający zmienia zapis  § 6 ust. 2  na następujący: „Przelew, o którym mowa w ust. 1, dokonywany jest w systemie ELIXIR (Bank prowadzący: BPSA Komórka Obsługi Masowych Płatności.) lub SORBNET (Bank prowadzący: BPSA Komórka Obsługi Masowych Płatności) nie później niż w D-4”.
Pytanie 3:
Czy Zamawiający zgodzi się na dodanie ustępu 5 w §6 o następującej treści: „5. Realizacja wypłat przekazów pocztowych nastąpi w następnym dniu roboczym, lecz nie wcześniej niż D-3.”
Odpowiedź:  Biorąc pod uwagę sugestie Wykonawcy, Zamawiający dodaje ustęp 5 w §6 o następującej treści: „5. Realizacja wypłat przekazów pocztowych nastąpi w następnym dniu roboczym, lecz nie wcześniej niż D-3 i nie później niż dzień D".
 
Pytanie 4:
Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę zapisu §4 ust. 1 na: „1. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczania Wykonawcy drogą elektroniczną przekazów pocztowych na co najmniej 4 dni robocze przed dniem D.”
Odpowiedź:  Zamawiający nie wyraża zgody na powyższe modyfikacje w projekcie umowy dotyczące §4 ust. 1
Pytanie 5:
W załączniku do umowy „Część 1” pkt. 1 lit. e) Zamawiający uwzględnił następujące informacje: „e) Polskie znaki diakrytyczne są zapisywane w standardzie LATIN2 (strona kodowa 852).” Wykonawca proponuje zmianę zapisu na następujący: „e) Dopuszczalne są znaki ASCII od kodu dziesiętnego 32 do 126 oraz polskie znaki diakrytyczne  zapisywane w standardzie LATIN2 (strona kodowa 852).”
Odpowiedź:  Zamawiający zgadza się na zmianę zapisu załącznika do umowy : "Część 1" pkt. 1 lit. e) rozszerzony o zapis "Dopuszczalne są znaki ASCII od kodu dziesiętnego 32 do 126 "
Pytanie 6:
W załączniku do umowy „Część 1” pkt. 2.1. Wykonawca proponuje dodanie wiersza „Strona kodowa” według poniższego wzoru:
Nazwa pola
Typ pola
Ilość znaków
Wymagalność
Opis pola
Identyfikator
NUMERIC
1
T
Identyfikator rekordu
Zawsze wartość 1
Wersja pliku
ALFANUMERIC
1
T
Nr wersji pliku
Data utworzenia
DATE
8
T
Data generowania pliku
Identyfikator nadawcy
NUMERIC
2
T
Numer identyfikacyjny jednostki organizacyjnej nadawcy. Z uwagi na to, że występuje tylko jeden nadawca, a pliki nadawane są z jednego miejsca wartość pola jest stała i wynosi 01.
Nazwa nadawcy
ALFANUMERIC
35
T
Nazwa nadawcy przekazów
Termin świadczenia
DATE
8
T
Data określająca termin wypłaty
Rodzaj wypłaty
ALFANUMERIC
1
T
Oznaczenie charakteru wypłat:
A – dla wypłat terminowych,
 B – dla wypłat dziennych
Rodzaj świadczenia
NUMERIC
6
T
000100 – dla przekazów pocztowych płatnych co miesiąc (wypłaty terminowe)
000101 – dla przekazów pocztowych niecyklicznych (wypłaty dzienne)
Strona kodowa
ALFANUMERIC
30
N
Wartość stała Latin2 (852)
 
Odpowiedź: Zamawiający zgadza się na dodanie wiersza "Strona kodowa" w załączniku do umowy "Część 1" pkt.2.1.
 
 
 
Pytanie 7:
W załączniku do umowy „Część 1” pkt. 2.2. Wykonawca proponuje zmianę w wierszu 4, 9 i 10 według poniższego wzoru:
Nazwa pola
Typ pola
Ilość znak.
Wymagalność
Opis pola
Identyfikator
NUMERIC
1
T
Identyfikator rekordu
Zawsze wartość 2
Numer kolejny przekazu
NUMERIC
9
T
Numer kolejny przekazu w pliku
Kolejny numer rekordu typu 2 począwszy od 1.
Kwota przekazu
NUMERIC
7.2
T
Kwota przekazu wyrażona cyframi
Wielkość kwoty podlegającej wypłacie.
Nazwisko i imię
ALFANUMERIC
65
T
Nazwisko i imię odbiorcy świadczenia
 
 
 
 
 
Adres adresata
Poczta
ALFANUMERIC
35
T
Adres odbiorcy świadczenia
Kod pocztowy
ALFANUMERIC
6
T
Kod pocztowy w formacie 99-999
Miejscowość
ALFANUMERIC
35
Wymagalność jednego z pól
 
Ulica
ALFANUMERIC
35
Pole wymagalne, gdy w polu „Dodatkowa informacja o adresie”  nie podano wartości i pole „Miejscowość” jest puste
Nr domu
ALFANUMERIC
11
T
Pole wymagalne, gdy w polu „Dodatkowa informacja o adresie” nie podano wartości
Nr lokalu
ALFANUMERIC
11
N
 
Dodatkowa informacja o adresie
ALFANUMERIC
25
N
W tym polu mogą występować dwa  rodzaje tekstów:
SKRYTKA_POCZTOWA_9999 (nr skrytki jest ciągiem od 1 do 4 cyfr)
POSTE_RESTANTE
Numer urzędu oddawczego
NUMERIC
3
N
Dla świadczeń przekazywanych do skrytki opcjonalnie maksymalnie trzycyfrowy numer urzędu pocztowego nie poprzedzony zerami
Identyfikator odbiorcy
NUMERIC
11
T
Numer identyfikujący odbiorcę
Identyfikator świadczenia
ALFANUMERIC
20
T
Numer świadczenia na podstawie, którego następuje wypłata
Okres świadczenia
ALFANUMERIC
35
T
Informacje o okresie przyznanego świadczenia
Dochód
NUMERIC
7.2
N
Kwota dochodu wyrażona cyframi
Wielkość kwoty dochodu
Zaliczka na podatek
NUMERIC
7.2
N
Kwota zaliczki na podatek dochodowy
Wielkość kwoty zaliczki na podatek dochodowy
Składka na ubezpieczenie zdrowotne
NUMERIC
7.2
N
Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne
Wielkość kwoty na ubezpieczenie zdrowotne.
Informacje dodatkowe
ALFANUMERIC
160
N
Informacje dodatkowe o świadczeniu
Informacja dodatkowa
 
Numer oddziału NFZ
NUMERIC
2
N
 
 
1.     W załączniku do umowy „Część 2” pkt. 2. Wykonawca proponuje dodanie pkt 8. Identyfikator odbiorcy.
2.     W załączniku do umowy „Część 5” Rozdz. II pkt. 2) Wykonawca proponuje dodanie trzech podpunktów
i zmianę ich kolejności według poniższego:
2) Realizacja usługi:
a)     Zamawiający dostarczy do COF poprawny plik z przekazami pocztą elektroniczną (awaryjnie CD-R)
do godziny 9.00 dnia roboczego (D – 4),
b)    każdy plik zostanie zaszyfrowany kluczem publicznym COF oraz podpisany kluczem prywatnym Zamawiającego,
c)     po otrzymaniu pliku z Biura, COF dokona deszyfracji danych, a następnie prześle plik do systemu informatycznego Wykonawcy,
d)    w przypadku stwierdzenia przez system informatycznego Wykonawcy błędów w pliku, COF odrzuca takie pliki,
e)     plik odrzucony przez COF z przyczyny określonej w pkt 2)d), uważa się za nie dostarczony przez Zamawiającego,
f)      COF ma obowiązek powiadomić Zamawiającego o przyjęciu lub odrzuceniu pliku niezwłocznie, nie później niż do godz. 12.00 w dniu (D – 4) oraz nie później niż do godz. 15.00 w dniu otrzymania pliku poprawionego,
g)    fakt przyjęcia poprawnego pliku COF sygnalizuje do Zamawiającego poprzez przesłanie informacji o jego przyjęciu na wskazany adres mailowy lub faksem, natomiast w przypadku odrzucenia pliku, COF przesyła niezwłocznie do Zamawiającego informację o przyczynach jego odrzucenia – „Wykaz błędów” zgodnie
z opisem w Części 2 Raporty wczytania pliku z przekazami, pkt. 3 niniejszego załącznika,
h)     w przypadku nie otrzymania powiadomienia, o którym mowa w pkt 2 lit. g Zamawiający telefonicznie kontaktuje się z COF celem ustalenia przyczyny niedostarczenia powiadomienia (listę osób do kontaktów zawiera Część nr 4 Listy osób upoważnionych do kontaktów niniejszego załącznika),
i)      w przypadku niemożności deszyfracji, błędnej deszyfracji lub stwierdzenia naruszenia integralności pliku, COF niezwłocznie przesyła do Biura mailowo informację o zaistniałym problemie,
j)      przygotowane w COF przekazy zostaną przekazane do wypłaty następnego dnia roboczego po otrzymaniu poprawnego pliku oraz środków,
k)     w przypadku przekazania przez Zamawiającego poprawnego pliku z danymi do nadania przekazów po godz.11.00 danego dnia roboczego (D – 4), plik może zostać uznany za dostarczony następnego dnia roboczego,
l)      jeżeli dzień, w którym Zamawiający dostarczył plik do COF nie jest dla COF dniem roboczym, wówczas przyjmuje się, że plik został dostarczony w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu dostarczenia pliku,
m)   COF przekazuje Książki Nadawcze do Zamawiającego w formie elektronicznej - w dniu wczytania przekazów do systemu informatycznego Wykonawcy i sparowania z kwotą na realizację wypłaty tych przekazów, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu przyjęcia przekazów do realizacji,
n)    COF przesyła do Biura faktury VAT,
o)    ustala się, że do szyfrowania plików Strony będą używać oprogramowania PGP (Pretty Good Privacy). Procedura generowania, wymiany i użytkowania kluczy szyfrujących zawarta jest w Części 5 Procedury eksploatacyjne niniejszego załącznika,
p)    listę osób upoważnionych do realizacji zadań związanych z transmisją danych, szyfrowania
i deszyfrowania plików, realizacji procesu zawiera Część 4 Listy osób upoważnionych do wymiany danych niniejszego załącznika.
 
Odpowiedź: Zamawiający zgadza się na zmianę w załączniku do umowy "Część 1" pkt. 2.2.  w wierszu 4, 9, i 10 :
   - wiersz 4, Nazwa pola : Nazwisko i imię, Ilość znak. zmieniony na  wartość 65
   - wiersz 9, Nazwa pola : Nr domu, Ilość znak zmieniony na wartość 11
   - wiersz 10, Nazwa pola : Nr lokalu, Ilość znak zmieniony na wartość 11 8. Zamawiający zgadza się w "Część 2" pkt. 2. na dodanie pkt 8. Identyfikator odbiorcy 9. Zamawiający zgadza się w "Część 5" Rozdz. II pkt. 2) dodanie trzech podpunktów i zmianę ich kolejności:
k) w przypadku przekazania przez Zamawiającego poprawnego pliku z danymi do nadania               przekazów po godz.11.00 danego dnia roboczego (D – 4), plik może zostać uznany za dostarczony następnego dnia roboczego,
    n)  COF przesyła do Biura faktury VAT,
    p)  listę osób upoważnionych do realizacji zadań związanych z transmisją danych, szyfrowania
       i deszyfrowania plików, realizacji procesu zawiera Część 4 Listy osób upoważnionych do
       wymiany danych niniejszego załącznika.
Załączniki

Załącznik nr 3 - umowa.docx
Załacznik nr 2 -wykaz usług.docx
załącznik nr 1 - form. cenowy.docx
Powrót Drukuj